Untuk dapat membuat laporan yang efektif, tujuan laporan perlu ditetapkan dengan saksama. Tujuan laporan berkaitan erat dengan jenis laporan tersebut yang juga akan berpengaruh terhadap proses pembuatan laporan. Jenis laporan dapat dikelompokkan berdasarkan pada sifat, formalitas, panjang, arah, waktu, fungsi, dan bentuk laporan. Berikut jenis laporan berdasarkan berbagai pengelompokan itu:
- Sifat: informasi, analisis, proposal
- Formalitas: formal, informal
- Panjang: panjang, pendek
- Arah: vertikal, horizontal, internal, eksternal
- Waktu: rutin, sewaktu (ad hoc)
- Fungsi: pemasaran, keuangan, produksi, dll.
- Bentuk: formulir, surat, memo, manuskrip
Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifat, laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan informasi, analisis, dan proposal. Laporan informasi menyediakan data, fakta, umpan balik, dan berbagai informasi lain tanpa analisis atau rekomendasi. Laporan analisis menyediakan baik informasi maupun analisis dan dapat juga menyertakan rekomendasi. Laporan proposal memberikan rekomendasi persuasif untuk pengambilan keputusan atau tindakan.
Laporan informasi antara lain dapat berupa laporan pemantauan dan pengendalian informasi, laporan penerapan kebijakan dan prosedur, laporan kepatuhan, serta laporan kemajuan. Laporan pemantauan dan pengendalian memberikan informasi untuk pengambilan keputusan (rencana, operasi, dan aktivitas). Laporan penerapan kebijakan dan prosedur mengomunikasikan aturan organisasi. Laporan kepatuhan menyediakan informasi pemenuhan persyaratan formal kepada otoritas. Laporan kemajuan memberikan informasi status kegiatan atau proyek.
Laporan analisis antara lain dapat dapat berupa laporan penilaian peluang, laporan penyelesaian masalah, dan laporan pendukung keputusan. Laporan penilaian peluang menjelaskan risiko dan peluang untuk suatu tindakan tertentu, misalnya laporan analisis pasar. Laporan penyelesaian masalah menganalisis masalah dan menyarankan solusi terhadap masalah itu, misalnya laporan analisis kegagalan. Laporan pendukung keputusan menilai untung rugi keputusan masa lalu atau masa depan, misalnya laporan kajian kelayakan dan laporan justifikasi.
Laporan proposal adalah bentuk khusus laporan analisis. Dokumen ini menguraikan bagaimana suatu organisasi dapat memenuhi kebutuhan organisasi lain. Proposal dapat diarahkan untuk internal atau eksternal. Proposal internal diajukan antara lain untuk anggaran atau proyek, sedangkan proposal eksternal diajukan antara lain untuk investasi, hibah, dan penjualan.
Berdasarkan Formalitas
Berdasarkan formalitas, laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan formal (laporan resmi) dan laporan informal. Laporan formal terstruktur dengan baik, menekankan pada objektivitas dan organisasi, mengandung banyak detail, dan ditulis dengan gaya yang menghilangkan unsur pribadi, seperti penggunaan pronomina persona saya, Anda, dll. Laporan informal biasanya berbentuk pesan atau tulisan pendek dengan gaya alamiah dan bahasa ragam percakapan, misalnya dalam bentuk memo internal.
Berdasarkan Panjang
Pengelompokan laporan berdasarkan panjang membingungkan. Memo satu halaman jelas pendek dan laporan dua puluh halaman jelas panjang. Namun, sampai berapa halaman dapat suatu laporan disebut “pendek”? Yang perlu diingat ialah semakin panjang suatu laporan, semakin formal pula laporan tersebut.
Berdasarkan Arah
Berdasarkan arah, laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan vertikal dan laporan horizontal, serta laporan internal dan laporan eksternal. Laporan vertikal mengarah tingkat organisasi yang berbeda, bisa ke atas atau ke bawah. Sebaliknya, laporan horizontal mengarah tingkat organisasi yang sama, misalnya antara divisi keuangan dengan divisi produksi dalam satu organisasi atau antara lembaga A dan lembaga B. Laporan internal didistribusikan dalam satu organisasi, sedangkan laporan eksternal dikirimkan ke luar organisasi.
Berdasarkan Waktu
Berdasarkan waktu, laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan rutin (periodik) dan laporan satu sewaktu (ad hoc). Laporan rutin diterbitkan secara reguler berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, misalnya harian atau tahunan, dan biasanya mengarah vertikal ke atas untuk pengendalian. Agar seragam dan efisien, laporan periodik dapat dibuat dengan bentuk formulir yang tinggal diisi. Laporan ad hoc dibuat berdasarkan kebutuhan dan bentuknya sangat beragam.
Berdasarkan Fungsi
Berdasarkan fungsi, laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan pemasaran, laporan keuangan, laporan produksi, dan lain-lain. Hampir semua laporan dapat dikelompokkan ke dalam fungsi-fungsi itu. Satu laporan juga dapat dikelompokkan ke dalam lebih dari satu klasifikasi serta dapat memiliki arah baik vertikal atau horizontal maupun internal atau eksternal.
Berdasarkan Bentuk
Berdasarkan bentuk, laporan dapat dikelompokkan menjadi formulir, surat, memo, dan manuskrip. Laporan berbentuk formulir umumnya pendek, rutin, dan sebagian besar mengandung informasi angka (penjualan, produksi, dll.). Laporan berbentuk surat umumnya pendek dan dapat memakai pronomina persona (informal). Laporan berbentuk memo umumnya tidak terlalu panjang dengan dilengkapi informasi tanggal, pengirim (“Dari”), penerima (“Untuk”), dan subjek. Terakhir, manuskrip adalah bentuk yang umumnya dianggap sebagai laporan yang panjangnya sangat beragam dan memerlukan pendekatan formal.
Lihat jadwal pelatihan pembuatan laporan bisnis berikutnya pada laman Kegiatan Mendatang dan hubungi kami untuk mendaftar pada pelatihan itu atau berbagai pelatihan keterampilan bahasa lain yang kami sediakan.
