Semasa duduk di bangku sekolah, pasti kita pernah setidaknya sekali belajar tentang penulisan surat resmi pada mata pelajaran Bahasa Indonesia. Jujur saja, waktu itu, pasti terlintas di benak kita, “Buat apa belajar menulis surat di era modern seperti sekarang?” Pengetahuan tentang menulis surat kemudian semakin terkubur saat kita menjalani masa kuliah. Padahal, kemampuan menulis surat resmi sangat dibutuhkan untuk melakukan banyak hal, seperti melamar kerja, mengadakan rapat, dan melakukan perjanjian bisnis. Sebetulnya, apa saja fungsi surat resmi? Mari kita bahas lebih lanjut.
Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan tertentu dari pengirim surat kepada penerima surat. Perlu dicatat, surat merupakan instrumen utama dalam sejarah komunikasi bisnis. Pesan yang disampaikan di dalam surat dapat berupa pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, pernyataan, pelaporan, dan lain-lain. Selain itu, surat juga dapat digunakan sebagai bukti tertulis, wakil pengirim, alat pengingat, dan pedoman kerja.
Nah, surat yang digunakan untuk kepentingan resmi disebut surat resmi. Surat resmi sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi. Diambil dari tulisan Sarah Rahma Agustin, “Mengenal Apa itu Surat Resmi, Fungsi, Serta Cara Membuatnya”, surat resmi memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
- sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian;
- sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dilihat lagi jika diperlukan;
- sebagai bukti sejarah, seperti dalam surat perubahan dan perkembangan suatu instansi;
- sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi; serta
- sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Berbeda dengan surat biasa, surat resmi ditulis dengan memperhatikan Ejaan Bahasa Indonesia (EBI). Surat resmi pun memiliki tata cara penulisan khusus serta bagian-bagian seperti di bawah ini.
Kop Surat
Kop surat berfungsi sebagai media promosi dan ruang untuk mencantumkan identitas instansi.
Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk mengetahui waktu penyusunan surat serta masa berlakunya surat.
Nomor Surat
Nomor surat bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data saat surat dikeluarkan. Fungsi nomor surat adalah memudahkan pencarian, penyimpanan administratif, pengelompokan, dan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.
Lampiran
Lampiran dimanfaatkan apabila surat resmi memiliki dokumen penting lain yang dapat menunjang maksud dari surat tersebut.
Perihal
Perihal dalam surat resmi berfungsi untuk memberitahu tujuan pokok surat resmi.
Alamat Tujuan
Alamat tujuan dibubuhkan untuk menunjukkan alamat penerima surat sehingga kesalahan pengiriman dapat dihindari.
Salam Pembuka, Isi Surat, dan Salam Penutup
Ketiga komponen ini berfungsi sebagai tubuh surat yang memberikan penjelasan atas isi surat resmi.
Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Komponen ini dicantumkan dalam surat resmi untuk menunjukkan kredibilitas isi surat dan instansi pengirim.
Tembusan
Tembusan digunakan ketika surat ini perlu diketahui oleh pihak lain di luar penerima surat resmi.
Demikianlah penjelasan singkat mengenai surat resmi. Masih banyak instansi yang tidak begitu memperhatikan kaidah penulisan surat resmi. Kadang, komponen surat tidak lengkap, kalimat pun bertele-tele. Barangkali mereka juga sama seperti kita, menganggap surat resmi sebagai alat komunikasi yang kuno. Padahal nyatanya, surat resmi memiliki signifikansi serta fungsi yang penting dalam dunia kerja juga lingkup profesional.
Rujukan: Agustin, Sarah Rahma. 2019. “Mengenal Apa Itu Surat Resmi, Fungsi, Serta Cara Membuatnya”. Diakses pada 18 Oktober 2020
Penulis: Yudhistira
Penyunting: Ivan Lanin
