Pembuatan laporan terdiri atas tiga tahap, yaitu perencanaan, penyusunan, dan penyelesaian. Tahap perencanaan dimanfaatkan untuk menentukan tujuan, bahan, media, dan sistematika laporan. Tahap penyusunan dipakai untuk membuat konten, menyesuaikan format, dan menyunting laporan. Tahap penyelesaian digunakan untuk memproduksi, mendistribusikan, dan menindaklanjuti umpan balik laporan.
Perencanaan Laporan
Tahap pertama, perencanaan laporan, diawali dengan penentuan tujuan yang bergantung pada jenis laporan yang dibuat. Laporan analitis umumnya memiliki tujuan yang lebih komprehensif dibandingkan laporan informatif. Proposal memiliki tujuan persuasif untuk meyakinkan pembaca. Penentuan tujuan itu dapat dilengkapi dengan rencana kerja yang akan memandu upaya pembuatan laporan.
Pengumpulan bahan data dan informasi kadang-kadang memerlukan proyek riset khusus, baik riset sekunder maupun riset primer. Riset sekunder menggunakan informasi yang telah tersedia, sedangkan riset primer mengumpulkan informasi baru yang diperlukan yang tidak bisa dipenuhi riset sekunder. Secara umum, pengumpulan bahan melibatkan lima tahap, yaitu perencanaan keperluan bahan, penentuan lokasi bahan, pemrosesan bahan, penggunaan temuan, serta pengelolaan informasi.
Media penyampaian laporan beragam mulai dari laporan yang dicetak dan dijilid hingga dasbor eksekutif yang menyajikan pemutakhiran langsung. Kebanyakan laporan telah ditentukan media penyampaiannya dan perlu menyediakan sarana penyampaian umpan balik. Penentuan media laporan juga perlu memperhatikan kebutuhan kerja sama dalam pembuatan laporan. Perlu diingat juga bahwa pilihan media memberikan pesan nonverbal, misalnya laporan pemasaran rutin yang dikemas dalam bentuk buku mewah dapat dianggap berlebihan.
Sistematika laporan mencakup pendekatan dan kerangka yang dipakai. Pendekatan laporan dikontraskan antara pendekatan langsung dan tidak langsung. Sebagian besar laporan memakai pendekatan langsung yang secara lugas mencantumkan ringkasan temuan, simpulan, dan rekomendasi. Pendekatan tidak langsung diperlukan jika pembaca perlu diyakinkan dan umumnya diawali dengan latar belakang alasan pembuatan laporan. Kerangka laporan dapat disusun dengan model judul deskriptif (topik) atau informatif (pertanyaan atau simpulan).
Penyusunan Laporan
Tahap kedua, penyusunan laporan, diawali dengan pembuatan konten berdasarkan sistematika laporan yang telah direncanakan. Secara umum, laporan terdiri atas pendahuluan, pembahasan, dan penutup. Pendahuluan menetapkan tujuan, lingkup, dan organisasi laporan. Pembahasan menyajikan dan menginterpretasikan informasi yang telah dikumpulkan. Penutup menyimpulkan butir-butir utama, mendiskusikan simpulan tersebut, dan memberikan rekomendasi.
Konten yang telah disusun selanjutnya disesuaikan formatnya agar laporan menjadi padu dan menarik. Termasuk di dalam penyesuaian format ini adalah pemberian ilustrasi untuk laporan. Ilustrasi yang efektif perlu mengikuti enam prinsip, yaitu konsistensi, pengontrasan, keseimbangan, penekanan, konvensi, dan kesederhanaan. Jenis ilustrasi yang dapat diberikan, antara lain, tabel, grafik, diagram alir, struktur organisasi, peta, gambar, dan foto.
Penyuntingan memeriksa kesalahan tik, ejaan, tata bahasa, data dan fakta, serta nalar. Selain itu, penyuntingan juga memeriksa format dan ilustrasi secara keseluruhan agar laporan menarik untuk dibaca. Idealnya, laporan juga diuji baca (proofread) oleh dua orang selain pembuat laporan. Orang pertama adalah orang yang memahami topik laporan yang dapat memastikan ketepatan teknis, sedangkan orang kedua adalah orang yang tidak familier dengan topik yang dapat memastikan pemahaman pembaca awam terhadap laporan.
Penyelesaian Laporan
Tahap terakhir, penyelesaian laporan, diawali dengan produksi laporan sesuai media yang dipilih. Pada tahap ini, bagian lain dari laporan, yaitu bagian awal dan bagian akhir, dibuat. Bagian awal terdiri atas sampul dan halaman judul, pengantar dan prakata, daftar isi dan daftar ilustrasi, serta ringkasan eksekutif. Bagian akhir terdiri atas lampiran, bibliografi, glosarium, dan indeks. Pembuatan bagian awal dan bagian akhir ini lazim dilakukan seiring dengan penyusunan laporan sehingga pada saat produksi semua bagian ini tinggal diperiksa kesesuaiannya.
Distribusi laporan dapat dilakukan secara fisik dalam bentuk cetakan atau digital dalam bentuk berkas elektronik atau situs web. Meski perkembangan teknologi membuat beberapa laporan cukup didistribusikan secara digital, masih banyak laporan yang tetap perlu didistribusikan secara fisik. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam distribusi laporan ialah biaya, kemudahan, waktu, keamanan, dan privasi.
Hal terakhir yang perlu dilakukan dalam rangkaian pembuatan laporan adalah permintaan dan penerimaan umpan balik pembaca laporan. Walau kerap terlewatkan, umpan balik sangat berguna untuk perbaikan pembuatan laporan berikutnya dan untuk pemastian tercapainya tujuan pembuatan laporan. Umpan balik dapat diminta, baik secara implisit maupun eksplisit.
