5 Aspek yang Harus Diperhatikan dalam Presentasi Bisnis

Presentasi bisnis adalah penyajian suatu topik bisnis, seperti usulan proyek, produk baru, dan perluasan pasar, kepada audiens tertentu dengan tujuan tertentu. Secara umum, ada empat tujuan utama presentasi bisnis, yaitu berbagi informasi, memberi hiburan, menyentuh emosi, dan memotivasi tindakan. Suatu presentasi umumnya memiliki beberapa tujuan yang perlu diintegrasikan dan dapat menjadi bagian dari suatu rapat. Tulisan ini membahas berbagai aspek yang perlu diperhatikan dalam presentasi bisnis.

Ada lima aspek yang perlu dikuasai di dalam presentasi bisnis, yaitu penyaji, bahan, alat, tempat, dan audiens. Penyaji (orang yang menyajikan presentasi) mesti menguasai diri agar tampak meyakinkan ketika memberikan presentasi. Penguasaan bahan yang dipresentasikan merupakan salah satu faktor penumbuh kepercayaan diri pada penyaji. Penyaji juga perlu menguasai alat bantu presentasi dan mengenali tempat presentasi untuk memudahkan pelaksanaan presentasi. Terakhir, penyaji perlu menguasai audiens: siapa mereka dan apa yang mereka harapkan.

Penyaji

Penyaji perlu menunjukkan penguasaan diri melalui rasa percaya diri yang kuat sebelum dapat dipercaya oleh audiens. Ketidakpercayaan diri ditunjukkan antara lain dengan perilaku gemetar, napas tersengal-sengal, bicara terputus-putus, mulut kering, dan tenggorokan tersumbat. Untuk mengatasi perilaku tersebut, penyaji dapat membuat gestur yang wajar, bernapas dengan teratur dan perlahan, mengatur tempo dan intonasi ucapan, serta minum air. Ia pun tidak boleh lupa untuk tersenyum dan menegakkan tubuh menatap hadirin.

Bahan

Bahan perlu disiapkan sebelum presentasi agar lebih terarah. Salindia presentasi umumnya disiapkan berdasarkan laporan atau proposal teks lengkap. Tiap halaman salindia dapat mengandung teks, tabel, foto, gambar, bagan, video, dan lain-lain. Gunakan jenis huruf yang sederhana dan jelas, paduan warna yang kontras dan menarik, serta tata letak (layout) yang bersih dan berpola. Hindari tata letak yang terlalu penuh, teks yang terlalu panjang, halaman salindia yang terlalu banyak, serta animasi dan transisi yang berlebihan. Terakhir, berlatihlah menyampaikan bahan yang sudah disiapkan itu.

Alat

Alat bantu utama presentasi adalah proyektor dan papan tulis. Proyektor menayangkan bahan yang sudah disiapkan sebelumnya, misalnya berupa salindia presentasi, dokumen teks, lembar kerja, atau video. Tampilan proyektor bisa ditayangkan ke dinding, layar, atau panel LCD. Alat tambahan untuk proyektor antara lain adalah komputer, sistem suara (sound system), dan penyorot (highlighter). Papan tulis digunakan untuk menambahkan informasi lain yang belum disiapkan sebelumnya. Informasi ini bisa dituliskan pada papan putih (whiteboard), papan tulis elektronik, atau kertas flip (flip chart). Alat tambahan untuk papan tulis antara lain adalah spidol dan penghapus papan tulis.

Tempat

Tempat juga perlu dikenali dan dipahami untuk memudahkan pemberian presentasi. Tata letak ruang, pengaturan tempat duduk, posisi alat bantu, dan lingkungan ruangan (misalnya suhu, pencahayaan, dan kebisingan) adalah beberapa faktor yang berkaitan dengan tempat yang perlu diketahui dan dipertimbangkan sebelum presentasi. Agar dapat menyesuaikan diri dengan ruangan tempat presentasi, penyaji sangat disarankan untuk mengetahui terlebih dahulu kondisi faktor-faktor tersebut, misalnya dengan bertanya kepada penyelenggara atau datang lebih dahulu ke tempat presentasi.

Audiens

Penguasaan terhadap audiens diawali analisis terhadap enam pertanyaan dasar siapa, apa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana atau yang dikenal dengan akronim asdikamba atau singkatan 5W1H (who, what, where, when, why, dan how). Siapa audiens dapat ditinjau dari berbagai sisi, seperti jabatan, status, dan umur. Apa yang diinginkan audiens perlu diketahui agar presentasi dapat memuaskan harapan mereka. Di mana tempat presentasi dan kapan dilakukan presentasi perlu dikenali untuk membantu penyaji dalam menyusun strategi presentasi. Mengapa presentasi dilakukan ditentukan untuk menolong pencapaian tujuan presentasi. Jawaban atas semua pertanyaan ini akhirnya menentukan bagaimana presentasi dilakukan.

Tanggapan audiens pada saat presentasi juga perlu diperhatikan. Selain ucapan, komunikasi nonverbal audiens perlu juga dicermati. Komunikasi ini mencakup ekspresi, suara, tatapan, gestur, dan postur. Ekspresi dan suara dapat menunjukkan emosi seperti senang, sedih, cemberut, dan marah. Tatapan, gestur, dan postur dapat mengisyaratkan perhatian, ketertarikan, atau persetujuan.

Referensi

1. Purwanto, D. 2011. Komunikasi Bisnis, Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit Erlangga.
2. Thill, J.V., Courland, L.B. 2017. Excellence in Business Communication. Boston: Pearson