Rapat bisnis adalah pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan tujuan bisnis. Rapat sering membuang-buang waktu, tenaga, dan biaya, tetapi tidak efektif mencapai hasil yang diharapkan. Agar efektif, rapat perlu disiapkan, dilaksanakan, dan diselesaikan dengan baik. Artikel ini membahas tiga tahap penyelenggaraan rapat bisnis, yaitu persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian.

Persiapan

Langkah pertama sebelum segala sesuatu disiapkan adalah memastikan bahwa rapat memang diperlukan. Tidak usah laksanakan rapat bila jenis komunikasi lain dapat membawa hasil yang diinginkan. Keputusan untuk menyelenggarakan rapat sedikit banyak melibatkan pertimbangan atas lima aspek, yaitu tujuan, partisipan, agenda, bahan, dan fasilitas rapat.

Setelah rapat diputuskan untuk dilaksanakan, kelima aspek di atas perlu disiapkan. Tujuan rapat perlu ditentukan, misalnya untuk berbagi informasi, mengambil keputusan, membuat dokumen, atau menyelesaikan masalah. Berdasarkan tujuan itu, tentukan secara optimal partisipan yang perlu diundang menurut perannya, yaitu pemimpin, peserta, penyaji, dan notulis rapat. Selanjutnya, buat dan bagikan agenda rapat kepada partisipan agar mereka memiliki cukup waktu untuk menyiapkan bahan rapat (misalnya presentasi atau laporan).

Aspek terakhir persiapan yang tidak kalah pentingnya ialah fasilitas. Fasilitas rapat mencakup tempat (termasuk pengaturan kursi, lingkungan ruang rapat, dan lain-lain) dan perlengkapan (misalnya alat presentasi). Fasilitas lain yang mungkin perlu disiapkan adalah hidangan (minuman dan makanan), transportasi ke dan dari tempat rapat, serta akomodasi. Meski tampak sepele, fasilitas rapat yang memadai dapat membantu kelancaran jalannya rapat.

Pelaksanaan

Tiap partisipan rapat bertanggung jawab atas produktivitas rapat. Pemimpin rapat mesti memimpin dengan efektif, sedangkan peserta rapat mesti berpartisipasi dengan aktif. Pemimpin rapat memiliki tanggung jawab lebih untuk memandu, memediasi, memancing, menyimpulkan, dan mengarahkan diskusi. Keterampilan menyimak dan mengobservasi dari semua partisipan diperlukan untuk membantu pencapaian tujuan rapat. Berbicaralah untuk menyampaikan hal yang berguna dan bukan sekadar untuk memamerkan pengetahuan atau berdebat kusir.

Aturan rapat seperti giliran bicara dan penggunaan ponsel perlu ditetapkan sebagai konsensus bersama. Secara tradisional, dokumentasi rapat ditulis dalam bentuk notula atau risalah (minutes of meeting/MOM) dengan format tertentu oleh notulis yang telah ditunjuk. Notula harus memuat semua informasi penting, terutama simpulan, keputusan, dan penugasan yang disepakati. Kalau diperlukan dan disetujui, audio atau video pelaksanaan rapat dapat direkam sebagai arsip tambahan. Terakhir, tujuan rapat harus dipastikan berhasil dicapai berdasarkan dokumentasi atau diatur sebagai tindak lanjut.

Penyelesaian

Setelah rapat, dokumentasi rapat didistribusikan kepada partisipan dan pihak berkepentingan lainnya. Jika ada, penugasan tindak lanjut harus ditentukan dan dikomunikasikan dengan jelas. Tindak lanjut tersebut selanjutnya perlu dipantau pelaksanaannya antara lain untuk bahan diskusi pada rapat berikutnya.

Referensi

  1. Purwanto, D. 2011. Komunikasi Bisnis, Edisi Keempat. Jakarta: Penerbit Erlangga.
  2. Thill, J.V., Courland, L.B. 2017. Excellence in Business Communication. Boston: Pearson.