Ivan Lanin, Direktur Utama Narabahasa, memberikan kiat-kiat menulis surat resmi dalam Kelas Daring Praktis (KDP) pada Selasa, 15 Februari 2022. Dalam kelas tersebut, Ivan merinci tiga rumus untuk menulis surat resmi yang baik.

Ivan mengatakan, surat resmi merupakan salah satu bagian dari komunikasi bisnis. Surat juga kerap dianggap sebagai media komunikasi yang praktis sehingga penulisan sebuah surat menjadi hal yang perlu untuk diperhatikan. Ivan menyebutkan, terdapat tiga rumus dalam menulis surat, yaitu memahami karakteristik surat, teknis menulis, dan aspek bahasa.

“Cara paling mudah untuk membuat sebuah jenis tulisan adalah dengan tiga rumus. Kita pelajari apa, sih, karakteristiknya. Kemudian, kita belajar bagaimana cara menyusunnya. Terakhir, gaya bahasa seperti apa yang digunakan,” sebut Ivan. 

Pemahaman tentang karakteristik surat berpengaruh terhadap cara menulisnya. “Ketika kita memahami karakteristiknya, kita menjadi lebih paham bagaimana cara menulisnya,” ujar Ivan. Untuk memahaminya, penulis dapat memulai dari mengenali fungsi surat. Adapun fungsi surat, antara lain, sebagai alat komunikasi, bukti tertulis, wakil pengirim, alat pengingat, dan pedoman kerja. Untuk bisa memenuhi fungsi tersebut, surat harus memiliki beberapa kriteria, yaitu pesan jelas, tujuan tegas, struktur logis, isi ringkas, informasi lengkap, tata letak menarik, bahasa santun, dan perhitungan tepat.

“Surat itu agak sulit kalau kita [menulisnya dengan] mengikuti cara kita bertutur.  Surat itu seyogianya pendek saja, paling banter satu sampai dua halaman. Kalau ada paparan yang lebih panjang, sebaiknya itu kita pisahkan menjadi laporan,” ujar Ivan.

Ivan juga menyinggung soal perkembangan yang terjadi dalam format penulisan surat. Dewasa ini, surat resmi juga dikirim melalui posel atau lebih dikenal dengan istilah surat elektronik (surel). Ivan menegaskan, tidak ada perbedaan antara surat elektronik dan surat konvensional yang ditulis di kertas.

“Secara umum media elektronik itu lebih santai. Dalam konteks surat resmi, penggunaannya kurang lebih sama. Kita bisa menggunakan nomor, tanggal, tujuan, ataupun salam pembuka. Semuanya masih bisa kita pakai,” terangnya.

Ivan kemudian menjelaskan teknik penyusunan surat resmi. Dalam sesi ini, Ivan membahas struktur dan bagian dari sebuah surat. “Pengetahuan format surat ini bisa membantu kita untuk mengatur letak surat dan mengarahkan surat sesuai tujuan kita,” ujarnya.

Surat dibagi menjadi tiga bagian. Pertama, bagian awal yang terdiri dari kepala (kop), tanggal, keterangan, dan tujuan surat. Kedua, bagian tengah berisikan pembuka, isi, dan penutup surat. Ketiga, bagian akhir, yakni bagian yang terdiri dari tanda tangan, stempel, paraf, tembusan, dan inisial penulis.

Selanjutnya, Ivan menjelaskan aspek bahasa dalam sebuah surat resmi. Surat resmi berada pada laras bahasa bisnis. Hal itu membuat surat resmi bersifat baku dan teknis dari segi pilihan kata. Selain itu, penulisan surat resmi juga harus tertib sesuai panduan ejaan bahasa Indonesia.

Namun, praktik menulis surat resmi di dunia kerja kerap mendapat hambatan dari internal perusahaan atau instansi terkait. Menurut Dewi, salah satu peserta kelas, surat yang sudah ditulis sesuai templat dan aturan tata bahasa sering kali diubah oleh atasan. Sebagai tanggapan atas hal tersebut, Ivan mengatakan, cara yang bisa dilakukan adalah dengan menunjukkan bukti rujukan yang digunakan untuk menulis surat tersebut.

“Keluhan ini cukup sering saya terima. Sulit untuk kita menyebarkan ilmu tentang penulisan secara menyeluruh. Sebenarnya yang bisa kita lakukan adalah tunjukkan bukti kepada atasan. Contoh, kalau yang dipersalahkan itu ejaan kata, tunjukkan KBBI,” papar Ivan.

Penulis : Fath Putra Mulya
Penyunting : Harrits Rizqi