Laporan kinerja menjadi unsur yang tak terpisahkan dari dinamika organisasi, tak terkecuali pada institusi pendidikan tinggi. Pada umumnya, laporan ini memuat informasi pencapaian program atau proyek yang telah terlaksana atau sedang dikembangkan. Rangkuman kinerja tersebut harus disusun berdasarkan penulisan dan tampilan yang baik. Menilik pentingnya laporan ini, tidak mengherankan jika perguruan tinggi turut membuat standardisasi pembuatan laporan sebagai bagian integral dari operasional mereka.

Salah satu unit kerja perguruan tinggi yang terus berupaya untuk meningkatkan kualitas laporan kinerja adalah Biro Transformasi, Manajemen Risiko, dan Monitoring Evaluasi Universitas Indonesia (TREM UI). Pada tanggal 8 November 2023, biro ini mendapatkan materi khusus tentang penulisan laporan sesuai kaidah bahasa Indonesia yang akuntabel, baik dari keutuhan tulisan, penyusunan kalimat, maupun ejaan. Widyaiswara dalam kegiatan lokakarya ini, Ivan Lanin, turut memberikan saran perbaikan terhadap penulisan dan tampilan laporan kerja yang sudah terkumpul. 

Bentuk kolom pada laporan yang masih disusun dengan perataan kiri-kanan adalah salah satu penulisan yang dikoreksi oleh Ivan. Sebagai masukan, penggunaan rata kiri dapat diterapkan agar tidak terlalu banyak ruang kosong di bagian tengah. Selain itu, para peserta yang berasal dari 40 unit kerja Universitas Indonesia juga mendapat arahan untuk memperkecil spasi atau jarak antarbaris. Perbaikan dalam segi tampilan tersebut dilakukan agar bagian-bagian yang kosong bisa diminimalkan. Masih berhubungan dengan tampilan laporan, unit kerja Biro TERM UI disarankan untuk mencantumkan tabel-tabel pada bagian lampiran laporan supaya pembacaan deskripsinya tidak terputus.

Dalam kegiatan yang berlangsung selama 2,5 jam ini, Ivan juga menyampaikan usulannya untuk menambahkan daftar singkatan di bagian awal dokumen laporan. Daftar ini disusun secara alfabetis sesudah bagian daftar isi, daftar gambar, dan daftar tabel. Saran yang diberikan oleh Ivan berangkat dari masalah penulis yang kerap kali lupa mencantumkan kepanjangan dari sebuah singkatan. Hal itu bisa menimbulkan ketidaknyamanan pada pembaca yang terkadang juga lupa dengan kepanjangan singkatan tersebut. Dibandingkan harus mencari letak kepanjangan itu diuraikan, pembaca akan lebih terbantu jika semua singkatan yang tercantum dalam dokumen dijabarkan secara sistematis dalam daftar singkatan. Dengan begitu, penulis pun tidak perlu berulang kali menjelaskan kepanjangan singkatan, dan bagian tubuh laporan menjadi tidak terlalu penuh. 

Dengan adanya konsistensi penulisan laporan yang akuntabel dari unit kerja Biro TREM UI, standardisasi pembuatan laporan di lingkungan perguruan tinggi akan makin meningkat. Saran-saran yang membangun dari Ivan Lanin diharapkan mampu diterapkan dengan baik agar mewujudkan laporan kinerja yang akurat, transparan, dan mudah dipahami oleh seluruh pihak terkait.

 

Penulis: Sabrina Araminta

Penyunting: Rifka Az-zahra