Korespondensi adalah kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Dalam dunia bisnis, kegiatan korespondensi sering sekali dilakukan. Artikel ini secara singkat mengulas hakikat korespondensi; fungsi, jenis, bentuk, dan bagian surat; serta tahap pembuatan surat.

Kata korespondensi diserap dari bahasa Belanda correspondentie atau bahasa Inggris correspondence yang keduanya berasal dari bahasa Latin com- (‘bersama; dengan yang lain’) dan respondere (‘menjawab’).

Kata korespondensi memiliki dua arti, yaitu (1) ‘komunikasi melalui surat‘ dan (2) ‘hubungan atau kesamaan’. Berdasarkan itu, korespondensi bisnis dapat diartikan sebagai komunikasi tertulis mengenai hubungan bisnis dengan perantaraan surat. Istilah lain yang sering dipakai sebagai sinonim korespondensi adalah surat-menyurat.

Fungsi surat sebagai perantara korespondensi bisnis bermacam-macam. Surat memiliki fungsi utama sebagai sarana komunikasi. Pesan yang disampaikan oleh surat adalah pemberitahuan, permintaan, atau gagasan. Selain itu, surat juga dapat berfungsi sebagai bukti tertulis (misalnya surat perjanjian) atau pedoman kerja (misalnya surat keputusan).

Jenis surat dapat dilihat dari berbagai segi, seperti segi pemakaian, wujud, keamanan, urgensi, penerima, dan tujuan. Berdasarkan pemakaian, surat dapat dibagi menjadi surat pribadi, surat resmi, dan surat niaga. Berdasarkan wujud, surat dapat dibagi menjadi nota, memo, surat bersampul, dan surat elektronik. Berdasarkan keamanan, surat dapat dibagi menjadi surat biasa, surat terbatas, surat rahasia, dan surat sangat rahasia. Berdasarkan urgensi, surat dapat dibagi menjadi surat biasa, surat segera, dan surat kilat (amat segera). Berdasarkan penerima, surat dapat dibagi menjadi surat biasa, surat edaran, dan pengumuman. Berdasarkan tujuan, surat dapat dibagi menjadi surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, dan sebagainya.

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak atau posisi bagian-bagian surat. Pada dasarnya, ada dua bentuk surat yang berbeda tajam, yaitu bentuk lurus (block style) dan bentuk lekuk (indented style). Semua baris pada surat bentuk lurus penuh diawali pada posisi yang sama, sedangkan baris pada surat bentuk lurus dimulai pada posisi yang berbeda. Selain itu, ada pula bentuk moderat di antara keduanya, yaitu bentuk setengah lurus (semi block style) yang memiliki beberapa variasi. Bentuk surat resmi pada organisasi di Indonesia pada umumnya adalah setengah lurus.

Bagian surat bergantung pada jenis surat. Surat resmi secara umum dibagi menjadi tiga bagian, yaitu bagian awal, bagian isi, dan bagian akhir. Bagian awal terdiri atas (1) kepala surat, (2) tanggal surat, (3) keterangan surat, dan (4) alamat surat. Keterangan surat umumnya terdiri atas nomor, lampiran, dan perihal surat. Bagian isi terdiri atas (1) salam pembuka, (2) isi surat, dan (3) salam penutup. Bagian akhir terdiri atas (1) penanggung jawab surat, (2) tembusan, dan (3) inisial pembuat surat.

Pembuatan surat mengikuti tiga tahap umum penulisan, yaitu perencanaan, penyusunan, dan penyelesaian. Pada tahap perencanaan surat, tujuan, bahan, media, dan sistematika surat ditetapkan. Setelah itu, penyusunan surat dilanjutkan dengan membuat konten surat, menerapkan format yang sesuai, dan menyunting surat. Konten surat ditentukan oleh jenis surat dan secara umum disesuaikan dengan sifat pesan: umum, negatif, atau persuasif. Terakhir, penyelesaian surat melibatkan produksi, distribusi, dan umpan balik.

Referensi

  1. Sudarsa, C., dkk. 1991. Surat-menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.
  2. Sumatri, M., dkk. 1985. Pedoman Surat-menyurat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.