Narabahasa menggelar Kelas Daring Singkat (KDS) perdana 2022 bertajuk “Berdamai dengan Panik-Panik Asyik saat Menyusun Surat Elektronik”, Jumat, 21 Januari 2022. Ivan Lanin, Direktur Utama Narabahasa, bertugas sebagai widyaiswara.
Sebelum menjabarkan materi, Ivan terlebih dahulu meminta peserta untuk menyampaikan harapannya mengikuti kelas menulis surat elektronik itu. “Pengin tahu apa saja, sih, hal-hal krusial yang harus kita cantumkan ketika kita menulis surat,” ujar Putri Zulmi Nulanda, salah satu peserta kelas.
Ivan kemudian memulai kelas dengan menjelaskan fungsi surat elektronik. Menurutnya, surat elektronik memiliki lima fungsi, yaitu sebagai alat komunikasi, bukti tertulis, wakil pengirim, alat pengingat, dan pedoman kerja.
“Fungsi surel (surat elektronik) sebenarnya bisa dibilang menggantikan fungsi surat. Dulu kita memakai surat untuk menyampaikan pesan. Sekarang, dengan perkembangan teknologi, kita menggunakan elektronik untuk mengirimkan surat,” paparnya.
Seiring perkembangan teknologi dan bisnis, surat elektronik turut mengalami perluasan fungsi. Saat ini, surat elektronik juga dijadikan sebagai medium untuk beriklan. “Ada yang disebutnya pengirim surel massal atau mass mailer. Itu juga bisa digunakan untuk mengirimkan pesan,” ujar Ivan.
Lebih lanjut, Ivan menjelaskan beberapa kriteria yang perlu diperhatikan saat menulis surat elektronik tersebut. Kriteria yang dimaksud Ivan, antara lain, pesan yang jelas, tujuan yang tegas, struktur yang logis, dan isi yang ringkas.
Tidak hanya itu, kriteria lainnya yang juga perlu diingat adalah surat elektronik harus memuat informasi yang lengkap. Itu disempurnakan dengan tata letak yang menarik, bahasa yang santun, dan perhitungan penerima surat yang tepat.
“Kita mesti bisa melihat siapa yang akan kita jadikan lawan bicara dalam surel itu. Yang sulit, sering kali adalah ketika kita menyebarkan surel kepada khalayak ramai yang audiensnya heterogen,” ucapnya.
Setelah itu, Ivan menjelaskan struktur penulisan surat elektronik formal. “Ada bagian awal, tengah, dan akhir. Tentu saja format ini bukan sebuah format yang saklek. Bisa saja ada variasi-variasi yang digunakan. Ini sisi ekstrem dari sebuah surel yang sangat formal,” jelasnya.
Ivan juga menjelaskan struktur surat elektronik semiformal. Pada dasarnya, tidak ada perbedaan struktur yang mendasar antara semiformal dan formal. Keduanya sama-sama terdiri atas bagian awal, tengah, dan akhir. Namun, surat elektronik semiformal dibuat jauh lebih sederhana.
“Penentuan mau gaya formal atau semiformal itu bergantung pada kedekatan kita dengan orang yang menjadi tujuan dari surel kita. Inilah pentingnya pengenalan terhadap siapa yang menjadi sasaran kita,” tambahnya.
Terlepas dari formal atau semiformal, menulis surat elektronik harus memperhatikan tataran bahasa. Ivan mengatakan, menulis surat harus dimulai dengan memikirkan cara menuangkan pesan dengan lengkap (wacana). Kemudian, pikirkanlah paragraf, kalimat, kata, dan ejaan yang sesuai dengan pesan yang disampaikan.
Kelas dilanjutkan dengan pembedahan satu contoh surat elektronik. Ivan menjelaskan secara terperinci pengaplikasian materi yang telah ia jabarkan.
Sebelum kelas berakhir, peserta diberi kesempatan bertanya. Kelas yang berlangsung selama satu jam itu kemudian diakhiri dengan sesi foto bersama.
Penulis: Fath Putra Mulya
Penyunting: Harrits Rizqi
