Kiat menulis naskah dinas menjadi topik yang dibahas dalam Kelas Daring Praktis (KDP) Narabahasa pada Jumat, 18 Maret 2022. Dalam kelas tersebut, Ivan Lanin, Direktur Utama Narabahasa, bertugas sebagai widyaiswara.

Ivan mengatakan bahwa naskah dinas memiliki aspek administratif yang khas. Namun, dalam praktik penulisannya, aspek bahasa kerap tidak dipedulikan. Oleh karena itu, kata Ivan, terdapat tiga kiat dasar yang harus diperhatikan dalam menulis naskah dinas, yakni memahami karakteristik, penyusunan, dan laras bahasanya.

Adapun yang perlu diketahui terkait karakteristik naskah dinas ialah dasar hukumnya. Dasar hukum utama yang mengikat penulisan naskah dinas ialah Peraturan ANRI 5/2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. “Ini menggantikan Perka ANRI Nomor 2 Tahun 2014 dan berlaku untuk semua kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah,” kata Ivan.

Dari peraturan tersebut, setiap instansi dapat menurunkannya menjadi peraturan yang lebih spesifik. Hal itulah yang menyebabkan adanya perbedaan format penulisan naskah dinas di tiap-tiap instansi. 

“Setiap instansi biasanya punya aturan sendiri. Termasuk pemda (pemerintah daerah) bisa membuat sendiri,” ujar Ivan.

Lebih lanjut, naskah dinas terdiri atas empat jenis. Pertama, naskah dinas arahan, seperti surat edaran, SOP, dan surat perintah/tugas. Kedua, naskah dinas korespondensi, seperti nota dinas, memorandum, dan surat undangan internal. Ketiga, naskah dinas khusus, seperti surat kuasa, berita acara, dan laporan. Keempat, naskah dinas tambahan, seperti notula, piagam, dan sertifikat.

Setelah menjabarkan karakteristik naskah dinas, Ivan kemudian menjelaskan penyusunannya. Dalam sesi ini, Ivan memfokuskan bahasan pada penyusunan surat dan laporan sebagai ilmu dasar dari menulis naskah dinas.

“Akan sangat pusing kalau kita menguraikan penyusunan semua jenis naskah dinas karena variasinya luar biasa. Jadi, kita belajar ilmu yang dasarnya,” imbuh Ivan.

Ivan menjelaskan, surat selalu terdiri atas tiga bagian, yaitu bagian awal, utama, dan akhir. Bagian awal berisikan kepala atau kop, tanggal, keterangan, dan penerima surat, sedangkan bagian keterangan umumnya diisi dengan nomor, lampiran, dan hal.

“Format nomor bergantung pada instansi. Lampiran ditulis sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia. Kemudian, hal cukup [ditulis dengan] singkat,” ujarnya.

Sementara itu, bagian utama diisi dengan pembuka, isi, dan penutup. Ivan mengatakan, penulisan salam pada surat tidak wajib. Selain itu, demi efisiensi surat, paragraf pembuka dapat digabungkan dengan paragraf isi. “Bisa saja kita gabungkan demi efisiensi,” katanya. Kemudian, bagian akhir terdiri atas tanda tangan, tembusan, dan inisial pembuat (tidak wajib). 

Sama halnya dengan surat, struktur laporan juga terdiri atas bagian awal, utama, dan akhir. Bagian awal laporan berisi sampul dan judul, pengantar dan prakata, daftar-daftar, serta ringkasan eksekutif. Bagian utama terdiri atas pendahuluan, pembahasan, dan penutup. Sementara itu, bagian akhir terdiri atas lampiran, bibliografi, dan indeks. 

Terlepas dari bagian-bagian itu, bagian terpenting dalam menyusun surat dan laporan adalah membuat sistematika pemikiran. “Inilah yang kadang-kadang menyulitkan orang untuk membuat surat atau laporan. Membuat teratur pikiran saja itu masih sulit,” tutur Ivan.

Kemudian, Ivan menjabarkan laras bahasa dalam naskah dinas. Laras bahasa yang digunakan dalam menulis naskah dinas ialah laras bisnis dan hukum. “Untuk yang [laras] hukum itu masuknya ke surat perjanjian atau surat keterangan. Di luar dari itu, biasanya, masuk laras bahasa bisnis,” terangnya.

Perbedaan laras bahasa itu juga menyebabkan perbedaan paragraf dan kalimat serta pilihan kata yang digunakan. Untuk laras bisnis, paragraf dan kalimatnya bersifat sedang serta pilihan katanya bersifat baku dan teknis. Sementara, untuk laras hukum, paragraf dan kalimatnya bersifat sangat panjang serta pilihan katanya bersifat beku. Namun begitu, keduanya sama-sama menggunakan ejaan yang tertib.

Penulis : Fath Putra Mulya
Penyunting : Harrits Rizqi